Россия
Белгородская область, Россия
Важнейшая процедура системы внутреннего контроля – учет расходов и доходов по соответствующим бизнес-процессам экономического субъекта. Учет по отдельно выделенным процессам позволяет формировать показатели, характеризующие вклад отдельных подразделений и менеджеров в общий результат экономического субъекта. Несмотря на явные преимущества учета по выделенным бизнес-процессам, в строительном комплексе такая процедура пока не нашла широкого применения. При этом основными препятствующими факторами являются: неразвитость методических аспектов к применению процедуры выделения и опасение высшего менеджмента экономического субъекта за распад в результате центробежных сил. Процедура применения учета по выделенным бизнес-процессам в значительной степени подходит вспомогательным производствам, а также филиалам экономического субъекта.
внутренний контроль, система внутреннего контроля, бизнес-процесс
Введение. Одним из важнейших условий организации системы внутреннего контроля должно стать формирование информации, достаточной для сопоставления доходов и расходов по бизнес-процессам экономического субъекта [6]. Информация по бизнес-процессам позволяет формировать показатели, характеризующие вклад отдельных подразделений и руководителей в совокупный результат деятельности экономического субъекта. Выделение бизнес-процессов в общей деятельности субъекта позволяет определить ответственность за получение прибыли отдельных подразделений и повышать эффективность их работы [4]. Здесь важно организовать радикальную систему контроля, что позволит руководству экономического субъекта делегировать свои полномочия по управлению расходами подчиненным, которые могут более досконально ориентироваться в обстановке на местах. В этом случае руководство экономического субъекта выполняет функции контроля за действиями сотрудников отдельных бизнес-процессов и в целом за финансово-хозяйственной деятельностью.
Основополагающие и наиболее распространенные методы внутреннего контроля – аналитические процедуры. В системе внутреннего контроля анализ должен выполнять связующую функцию между получением информации и принятием управленческого решения. Система внутреннего контроля экономического субъекта должна анализировать степень конкуренции, рыночную конъюнктуру и динамику изменения цен на ресурсы, продукцию, а также состояние и перспективы развития компании [2]. Аналитические процедуры внутреннего контроля следует также осуществлять по выявлению отдельных факторов, повлиявших на отклонение величины определенного показателя в выделенном бизнес-процессе [7].
Методология. Реализация проекта по организации системы внутреннего контроля может состоять из нескольких этапов.
- Выделение ключевых бизнес-процессов.
- Определение и оценка рисков в каждом выделенном бизнес-процессе.
- Определение контрольных процедур, разработка рекомендаций для выделенных бизнес-процессов.
- Мониторинг системы внутреннего контроля в целом.
Зачастую, что многие менеджеры опасаются применять процедуру учета и внутреннего контроля по выделенным бизнес-процессам. При этом важнейшими препятствующими факторами являются неразвитость методик применения этой процедуры и распад целостности экономического субъекта в результате центробежных сил.
Процедура контроля по выделенным бизнес-процессам подходит в значительной степени вспомогательным производствам, а также филиалам экономического субъекта. На промышленных предприятиях как бизнес-процессы выделяют отдельные производственные цеха, участки, бригады, возглавляемые их руководителями, которые несут ответственность за результаты их деятельности. При этом, как показало исследование российских предприятий, в сферу ответственности руководителя бизнес-процесса включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он может оказывать реальное воздействие. Сущность применения процедуры контроля по выделенным бизнес-процессам (центрам ответственности) заключается в том, что помимо целей самого экономического субъекта возникают еще цели отдельных подразделений или групп. Цели подразделений (бизнес-процессов) должны полностью соответствовать концепции всего экономического субъекта [7].
Следовательно, часть показателей формируется для принятия управленческих решений на уровне отдельных подразделений, а другая часть – руководством экономического субъекта. Таким образом, информация распределяется по уровням принятия соответствующих управленческих решений.
Внутренний контроль по выделенным бизнес-процессам для многих промышленных компаний имеет особую существенность, обусловленную следующими факторами:
- Отраслевые особенности (географическая отдаленность различных объектов от мест нахождения департамента управления; наличие в составе многих крупных компаний большого спектра вспомогательных и обслуживающих производств);
- Особенности организационной структуры (разветвленность производственной деятельности экономического субъекта; наличие филиалов).
Основная часть. Рассмотрим контрольные функции по выделенным бизнес-процессам в строительной компании.
Существенное значение при выделении бизнес-процессов имеет четкое определение функций и предоставленных полномочий. Рассмотрим на примере строительной компании ООО «Стройлюкс» контрольные функции и полномочия выделенных бизнес-процессов [8].
Следующим шагом, в процессе построения системы внутреннего контроля, должно стать описание бизнес-процессов, связанных с отражением информации на существенных счетах. Основная задача описания бизнес-процессов - точно определить действия в рамках бизнес-процессов, при выполнении которых существуют риски.
Не исключено, что в одном бизнес-процессе может быть задействовано несколько структурных подразделений.
Следует отметить, что описание бизнес-процессов должно быть максимально детальным и учитывать движение отдельных документов и регламентов внутри экономического субъекта.
Внутренний регламент (Положение о внутреннем контроле) должен определять:
- Цели и сферу деятельности службы внутреннего контроля;
- Принципы и методы деятельности службы внутреннего контроля;
- Статус службы внутреннего контроля, ее цель, задачи, функции, полномочия, ответственность, права и обязанности;
- Ограничения действий службы внутреннего контроля;
- Подчиненность и подотчетность службы внутреннего контроля [7].
Основная задача, которая должна быть решена в ходе описания бизнес-процессов, – наглядное представление всех работ, выполняемых сотрудниками подразделений, для того чтобы в дальнейшем на основании этих данных определить участки, связанные с риском возникновения недостоверной информации или существенных финансовых потерь.
Бизнес-процессы экономического субъекта следует подвергать рассмотрению на предмет существования рисков, которые могут привести к значительным финансовым потерям.
Следует отметить, что внимание нужно уделять только тем рискам, которые действительно могут привести к существенным финансовым потерям, либо исказить финансовую или управленческую отчетность.
Наиболее точно идентифицировать риски, связанные с теми или иными бизнес-процессами, можно путем анализа накопленной информации о негативных событиях (ошибки в бухгалтерской и налоговой отчетности, кражи, порча материальных ценностей), периодичности их возникновения и размере причиненного ущерба. В будущем, внедрив систему внутреннего контроля и накопив достаточное количество данных о возникших ошибках в работе подразделений, состав рисков и их существенность могут быть оценены с высокой точностью. Для наиболее существенных рисков, связанных с серьезными финансовыми потерями, разрабатываются контрольные процедуры.
В первую очередь, нами было определено, насколько рационально используются материалы, отпущенные для строительства и прочих нужд, соответствует ли это данным проектно-сметной документации [8]. Как показывает практика, отклонения от норм расхода материалов могут быть следствием различных факторов. В строительстве применяется значительный ассортимент материалов, поэтому целесообразно применять выборочный метод контрольных процедур.
Служба внутреннего контроля должна уделять внимание тем видам материалов, по которым зафиксированы наибольшие отклонения от сметного уровня, а также учитывать такой фактор, как расходы на транспортировку. Для осуществления действенного контроля за движением материалов необходимо проводить физический контроль, а именно внезапные проверки остатков материалов на складах. При этом особое внимание уделить материалам открытого хранения (песок, гравий, щебень).
Таблица
Выделенные бизнес-процессы ООО «Стройлюкс»
|
Выделенный бизнес-процесс |
Контрольные функции бизнес-процесса |
Полномочия бизнес-процесса |
|
Филиалы и дочерние структуры |
Контроль за результатами работы филиалов и дочерних организаций |
Участие в разработке бюджетов; влияние на уровень затрат и доходов |
|
Строительные участки |
Контроль за ходом, сроками и качеством строительных работ; соответствием плановых и фактических показателей по различным расходам |
Участие в разработке бюджетов; влияние на уровень затрат в пределах предусмотренных проектно-сметной документацией |
|
Вспомогательные производства |
Контроль за выполнением графика поставок продукции вспомогательных производств (раствор, железобетонные изделия, арматура, энергоресурсы); уровнем фактических производственных затрат на продукцию вспомогательных производств |
Участие в разработке бюджетов; влияние на себестоимость продукции вспомогательных производств; влияние на размер финансового результата за счет продаж продукции вспомогательных производств |
|
Управление механизации строительства |
Контроль за обеспечением строительства транспортом, машинами и механизмами; содержанием техники в исправном состоянии; соблюдение норм расхода топлива, запасных частей |
Участие в разработке бюджетов; влияние на себестоимость работ, выполненных машинами и механизмами для собственного потребления; влияние на размер прибыли от оказания услуг сторонними организациям |
|
Управление бухгалтерского учета и отчетности |
Контроль за разработкой учетной политики строительной организации; составление финансовых отчетов; сосредоточение информации необходимой для принятия управленческих решений; за текущим обобщением и систематизацией информации и ведением бухгалтерского и налогового учета |
Анализ прошлых затрат; право требовать с любого сотрудника строительной организации надлежащего документального оформления фактов хозяйственной жизни организации |
|
Планово-экономическое управление |
Контроль за планированием; соблюдением смет затрат |
Разработка бюджетов по различным направлениям; формирование выводов по результатам анализа отклонений |
|
Сметно-договорной отдел |
Контроль за соблюдением правильности применения строительных норм и правил |
Участие в разработке расходов различных структурных подразделений |
При применении контрольных процедур внутреннего контроля материалов особое внимание следует уделить формированию уровня транспортных и заготовительно-складских расходов. Важнейшим фактором, влияющим на уровень калькуляционной статьи «Материалы», является эффективность работы вспомогательных производств строительной компании. Кроме того, необходимо анализировать, насколько рационально использованы материалы, отпущенные в строительство или другие производственные цели, и соответствует ли это данным проектно-сметной документации. При этом необходимо сопоставлять показатели пообъектного учета с данными сметных и плановых норм. Данную работу целесообразно проводить путем заполнения специального регистра, где приводятся нормативные и фактические показатели.
Как правило, внедрение контрольных процедур предполагает создание дополнительных уровней согласования. Эффективность создаваемых процедур контроля будет зависеть от выполнения следующих факторов:
- Четкой определенной и понятной ответственности должностных лиц за выполнение контрольных процедур;
- Разграничения доступа к информации или действию;
- Авторизации всех транзакций в соответствии с принятыми регламентами;
- Наличия документально оформленного описания процедур контроля;
- Распределения задач контроля, исполнения и принятия решений между сотрудниками.
Важно отметить, что для исполнения созданных процедур контроля необходимо их документальное оформление. Описание контрольной процедуры должно содержать следующие основные положения: цели контроля; последовательность действий; периодичность проведения контроля; ответственный за контроль сотрудник; документ, в котором отражен факт осуществления контроля (к примеру, лист согласований).
Эффективная система внутреннего контроля предполагает тестирование контрольных процедур и оценку их качества. Тестирование системы контроля проводится по двум направлениям: соблюдение разработанных регламентов контрольных процедур; и появление ошибок в отчетности, которые не были предотвращены системой контроля.
Соблюдение разработанных регламентов оценивается путем выборочной проверки документов, в которых должен быть отражен факт контроля. В течение первого полугодия с момента внедрения системы с выделением бизнес-процессов необходимо ежемесячное тестирование процедур контроля. Это позволит исключить ошибки, допущенные при разработке. В дальнейшем тестирование системы внутреннего контроля может проводиться раз в полгода. По результатам тестирования должен составляться отчет о его результатах, который также включает рекомендации по устранению выявленных недостатков контрольных процедур.
Обеспечить строгое выполнение разработанных контрольных процедур можно путем внедрения информационных систем. Применение компьютерных технологий обработки и ведения хозяйственных операций заметно влияет на организацию системы внутреннего контроля на предприятии. Для эффективного осуществления мероприятий в области внутреннего контроля необходимо программное и техническое обеспечение, позволяющее увеличить мобильность и объективность, существенно уменьшить трудозатраты.
Целью мероприятий по данному направлению является автоматизация процессов и процедур по основным направлениям развития системы внутреннего контроля.
На сегодняшний день AuditModern – Российская программа автоматизации деятельности Служб внутреннего аудита и контроля. Базовая программа внедрения AuditModern корректируется и разрабатывается с учетом внутрифирменных особенностей и индивидуальных знаний и навыков специалистов экономического субъекта.
Выводы. Результаты деятельности системы внутреннего контроля с выделением бизнес-процессов должны быть очевидными. Основными оценочными показателями эффективности такой системы должны стать:
- Квалификация менеджера выделенного бизнес-процесса;
- Экономичность, определяемая затратами на выделение бизнес-процесса;
- Степень влияния деятельности выделенного бизнес-процесса на финансовый результат и степень финансовой устойчивости экономического субъекта.
Основные задачи высшего менеджмента, отвечающего современным требованиям, можно сгруппировать следующим образом: организация и осуществление стратегического управления, мониторинг и контроль работы исполнительного менеджмента организации.
Но поскольку руководству вряд ли по силам самостоятельно выполнить весь спектр мониторинговых и контрольных функций, необходимо призывать на помощь союзников - службу внутреннего контроля с выделенными бизнес-процессами.
1. Слабинский Д.В. Способы выявления мошенничества и их диагностика // Белгородский экономический вестник. 2010. №2 (58). С. 71-74.
2. Жучкова Е.В. Внутренний аудит организации: задачи, методы и организационная структура службы в современных условиях хозяйствования // Вестник Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова. 2012. № 2. С. 81-85.
3. Слабинская И.А., Жучкова Е.В. Организационные аспекты создания службы внутреннего аудита в дистрибьюторских организациях // Вестник Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова. 2012. № 4. С. 141-145.
4. Слабинский Д.В. Методы манипуляции показателями прибыли: манипуляция расходами // Вестник Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова. 2012. № 3. С. 110-112.
5. Слабинский Д.В. Экономическая природа, содержание и виды корпоративного мошенничества как объект учетно-аналитического обеспечения корпоративного менеджмента // Вестник Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова. 2013. № 5. С. 135-140.
6. Ткаченко Ю.А. Направления совершенствования внутреннего контроля промышленного предприятия // Вестник Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова. 2014. № 4. С. 112-115.
7. Ткаченко Ю.А., Слабинская И.А. Практика организации внутреннего контроля промышленного предприятия // Вестник Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова. 2014. № 6. С. 117-121
8. Ткаченко Ю.А., Чижова Е.Н. Внутренний контроль как инструмент стратегического управления предприятием. Белгород. 2007. 139 с.
